退職後の手続きで「退職証明書が必要と言われたけれど、いつ・どこでもらうのか分からない」「離職票と同じ書類なのか」と迷うことがあります。
退職証明書は、退職した労働者が勤務先へ請求し、会社が退職の事実や在職中の情報を証明する書類です。労働基準法第22条では、労働者から請求を受けた使用者は、請求された事項について「遅滞なく」証明書を交付しなければならないと定めています。
一方、離職票は雇用保険の基本手当などの手続きに使う別の書類です。名称が似ている「離職証明書」も、退職証明書とは役割が異なります。
この記事では、退職証明書の基本、いつもらえるのか、記載項目、会社への請求方法、離職票との違い、発行されない場合や再発行までを順番に整理します。
| 最初に確認したいこと | 結論 |
|---|---|
| 誰が発行する？ | 退職した勤務先の会社・事業主 |
| 自動でもらえる？ | 原則として自分から請求する |
| いつもらえる？ | 請求後、会社は「遅滞なく」交付する義務がある。法律上の一律の日数はない |
| 何を書いてもらえる？ | 使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職事由のうち、自分が請求した事項 |
| 離職票と同じ？ | 別の書類。離職票は主に雇用保険の基本手当の手続きに使用する |
| 再発行できる？ | 請求回数に制限はないと案内されているが、請求権の時効に注意する |
退職証明書とは？会社が退職の事実や在職中の情報を証明する書類
退職証明書は、退職した人が以前の勤務先に請求し、会社から交付してもらう証明書です。転職先や各種手続きの提出先から、前職の在籍期間や退職日などを確認する書類として求められることがあります。
法律に基づいて会社へ請求できる証明書
根拠となるのは労働基準法第22条です。同条では、労働者が退職時に一定の事項について証明書を請求した場合、使用者は遅滞なく交付しなければならないと定めています。
つまり「会社に独自の退職証明書制度がある場合だけ出してもらえる」というものではありません。会社に専用様式がなくても、それだけを理由に交付義務がなくなるわけではありません。
退職証明書は何に使う？
退職証明書は、前職を退職した事実、在籍期間、担当していた業務などを第三者へ示すために使われます。たとえば転職先から前職の在籍期間を確認する書類として求められる場合や、健康保険・年金などの切り替え時に退職日を確認する資料として扱われる場合があります。
ただし、必要書類は提出先によって異なります。退職証明書で足りるのか、資格喪失証明書や離職票など別の書類が必要なのかは、提出先の案内を確認してください。
退職後の健康保険・年金・雇用保険・住民税などの全体像は、退職後の手続きチェックリストでも整理しています。
全国共通の一種類の様式があるわけではない
退職証明書は、離職票のように全員が同じ様式を使う書類ではなく、会社独自の様式で作成されることがあります。厚生労働省は「退職事由に係るモデル退職証明書」を公開しているため、会社が書式に迷う場合の参考になります。
重要なのは書式のデザインではなく、本人が請求した事項を正確に証明しているかです。
退職証明書はいつもらえる？法律は「遅滞なく」と定めている
「退職から何日後にもらえるのか」と気になるところですが、労働基準法第22条には「請求から3日以内」「7日以内」といった一律の日数は定められていません。
法律上は、使用者が労働者から請求を受けた場合、遅滞なく交付しなければならないとされています。
退職証明書に「7日以内」という発行期限はない
退職時の手続きでは「7日以内」という数字を見かけることがありますが、これは労働基準法第23条にある、退職者から請求があった場合の賃金や労働者に帰属する金品の返還に関する規定と混同されやすい部分です。
退職証明書そのものについて、請求から7日以内と固定した発行期限が法律で定められているわけではありません。
提出期限があるなら請求時に会社へ伝える
転職先や自治体などから提出期限を指定されている場合は、会社へ請求するときに「○月○日までに必要です」と具体的に伝えておくと実務上スムーズです。
実際の発行日数は、会社の承認フロー、退職者情報の確認、担当部署の状況、郵送の有無などで変わります。必要になることが分かった段階で早めに人事・総務・労務担当へ連絡する方が安全です。
急ぎの場合は受け取り方法も確認する
郵送しか対応していない会社では、作成後の配送日数も必要です。PDFや電子ファイルでの交付が可能か、窓口受け取りができるかなどは会社ごとの運用によります。提出先が原本を求める場合もあるため、電子データでよいかどうかも併せて確認してください。
解雇の場合は退職前でも解雇理由の証明を請求できる場合がある
労働基準法第22条第2項では、解雇予告を受けた労働者が、解雇予告の日から退職日までの間に解雇理由の証明を請求した場合、使用者は遅滞なく交付しなければならないとされています。
一般的な退職時の証明と、解雇予告期間中に請求できる解雇理由の証明は区別して理解しておきましょう。
退職証明書の記載項目｜請求できる5つの事項
労働基準法第22条第1項では、退職した労働者が証明を請求できる事項として、次の5つが挙げられています。
- 使用期間：いつからいつまで勤務したか
- 業務の種類：担当していた職種・業務など
- その事業における地位：役職や職位など
- 賃金：賃金に関する事項
- 退職の事由：自己都合、契約期間満了、解雇など。解雇の場合はその理由を含む
必要な項目だけを指定して請求できる
退職証明書は、上記5項目を必ず全部記載する書類ではありません。提出先から必要とされている内容を確認し、その項目を指定して会社へ依頼できます。
たとえば転職先が「使用期間」と「業務の種類」だけを必要としているなら、その2項目だけを証明してもらう形で依頼できます。
請求していない項目を会社が勝手に追加することはできない
労働基準法第22条第3項では、証明書に労働者が請求していない事項を記載してはならないとされています。
退職理由を提出する必要がない場合は、退職理由を証明項目から外して請求できます。不要な個人情報まで提出することを避ける意味でも、必要項目を先に整理しておくことが大切です。
提出先が求める内容を先に確認する
「とりあえず全部書いてもらう」より、提出先が何を確認したいのかを先に聞く方が確実です。退職日だけ必要なのか、在籍期間が必要なのか、職種や役職まで必要なのかを確認してから会社へ依頼しましょう。
記載内容に誤りがないか受け取り後に確認する
受け取ったら、氏名、使用期間、退職日、依頼した業務内容などに誤りがないか確認します。提出先へ出してから誤りが見つかると再発行が必要になることがあるため、受領直後にチェックしておくと安心です。
退職証明書の請求方法｜人事・総務へ必要項目を明確に伝える
退職証明書の請求について、法律上「必ずこの申請書を使う」「必ず郵送する」といった全国共通の手続きが決められているわけではありません。まずは退職した会社の人事・総務・労務担当、または会社が指定する退職者向け窓口へ連絡します。
請求時に伝えておきたい内容
- 氏名
- 在籍していた部署・社員番号など本人確認に必要な情報
- 退職日
- 退職証明書の発行を希望すること
- 証明してほしい項目
- 希望する受取方法
- 提出期限がある場合はその期限
- 連絡先
特に重要なのは、何を証明してほしいのかを具体的に伝えることです。会社は請求していない事項を記載できないため、必要項目を明示するとやり取りがスムーズになります。
メールで請求するときの例文
件名：退職証明書発行のお願い（氏名）
株式会社○○
人事部 ご担当者様お世話になっております。○月○日付で退職しました○○です。
退職証明書の発行をお願いいたします。証明をお願いしたい項目は以下のとおりです。
・使用期間
・業務の種類
・退職日（必要に応じて退職事由）提出期限が○月○日のため、可能であればそれまでにご対応いただけますと幸いです。
受取方法：郵送希望
送付先：〒000-0000 ○○県○○市……お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
会社指定の申請フォームがある場合はその方法を使う
会社によっては、退職者向けポータル、申請フォーム、郵送用の請求書などを用意している場合があります。会社から指定された申請方法がある場合は、その手順を優先してください。
提出先指定の様式がある場合は一緒に送る
転職先や行政手続きの窓口から「この様式に勤務先の証明をもらってください」と指定される場合があります。その場合は、会社独自の退職証明書を依頼する前に、指定様式を会社へ送り、記入可能か確認しましょう。
電話だけでなくメールや書面でも記録を残す
発行が遅れた場合や依頼内容に食い違いが生じた場合に備え、依頼日・必要項目・期限が分かるメールや書面を残しておくと確認しやすくなります。
退職証明書と離職票・離職証明書の違い
退職時に混同しやすいのが、退職証明書・離職票・離職証明書の3つです。名前は似ていますが、発行する主体も利用目的も異なります。
| 書類 | 主な役割 | 作成・発行する主体 | 主な利用先 |
|---|---|---|---|
| 退職証明書 | 退職や在職中の情報を証明する | 退職した勤務先 | 転職先、各種手続き先など |
| 離職票 | 雇用保険の基本手当などの受給手続きに使用する | ハローワークが交付 | 離職者がハローワークで手続きする際に使用 |
| 離職証明書 | 離職理由や賃金等を届け出、離職票の交付につなげる | 会社が作成しハローワークへ提出 | ハローワーク |
離職票をもらっていても退職証明書は別に請求できる
離職票と退職証明書は用途が異なります。離職票が交付されている場合でも、必要であればそれとは別に退職時の証明書を会社へ請求できます。
転職先から「退職証明書」と指定されている場合は、離職票を持っているからといって自己判断で代用せず、提出先へ確認してください。
雇用保険の基本手当では原則として離職票を確認する
ハローワークで雇用保険の基本手当の受給資格決定を受ける際には、離職票（雇用保険被保険者離職票－1、－2）が基本となります。
退職証明書と離職票は別物なので、「退職証明書があるから離職票はいらない」とは限りません。離職票が届かないなどの事情がある場合は、住居地を管轄するハローワークへ相談します。
離職票はマイナポータルで直接受け取れる仕組みもある
2025年1月20日から、一定の条件を満たし、マイナポータル上で連携設定を行っている離職者については、離職票等をマイナポータルで直接受け取れる仕組みが始まっています。
これは離職票の交付方法に関する仕組みで、退職証明書がマイナポータルから自動発行される制度ではありません。退職証明書が必要な場合は、勤務先へ請求するのが基本です。
退職証明書が発行されない時・再発行したい時の対応
請求したのに退職証明書が届かない、内容が違う、紛失してもう一度必要になったという場合は、状況ごとに確認していきます。
まず会社へ書面やメールで再確認する
最初に、依頼が正しい窓口へ届いているか確認します。退職者用の窓口と在職者用の人事窓口が分かれている会社もあります。
電話だけで依頼していた場合は、メールや書面で「最初に請求した日」「必要な記載項目」「提出期限」を改めて伝えると記録が残ります。感情的な表現を増やすより、請求内容と経緯を簡潔に整理する方が確認しやすくなります。
請求していない退職理由などが書かれている場合
退職証明書には、労働者が請求していない事項を記載してはならないとされています。必要としていない退職理由などが記載されている場合は、会社へ修正を依頼し、自分が請求した項目だけを証明する書類を求めます。
退職理由について会社と認識が異なる場合
退職理由について会社と本人の認識が食い違うケースでは、希望する文言へ必ず書き換えてもらえるとは限りません。厚生労働省のQ&Aでは、退職事由について見解の相違がある場合の考え方も示されています。
退職理由が雇用保険の給付制限などに影響する可能性がある場合は、退職証明書だけで判断せず、離職票の離職理由も確認し、必要に応じてハローワークへ相談してください。
会社が対応しない場合の相談先
会社へ請求しても合理的な対応がなく、労働基準法第22条に基づく退職時の証明の問題として相談したい場合は、最寄りの労働基準監督署や労働局の相談窓口に確認できます。
一方、雇用保険の離職票が届かない問題についてはハローワークが案内窓口です。退職証明書の問題と離職票の問題では相談先が異なる点に注意してください。
紛失した場合は再請求できる
厚生労働省の「確かめよう労働条件」のQ&Aでは、退職時の証明を求める回数に制限はないと説明されています。そのため、一度交付してもらった後に紛失した場合や、別の提出先から追加で求められた場合でも再度請求できます。
ただし、同Q&Aでは、退職時の証明の請求権について労働基準法第115条により退職時から2年と案内されています。退職から時間が経過している場合は早めに会社へ連絡してください。
よくある質問
退職証明書は会社が自動的に送ってくれますか？
必ず自動で送られてくる書類ではありません。必要になったら会社へ明確に請求しましょう。
会社から「退職証明書の様式がない」と言われました
会社独自の様式がないことと、法律上の交付義務がないことは別です。厚生労働省にはモデル退職証明書もあります。必要な証明事項を伝え、どの形式で発行できるか確認してください。
退職理由を記載してほしくありません
退職理由を証明する必要がないなら、請求する項目から外すことができます。本人が請求していない事項を会社が退職証明書へ記載することは認められていません。
離職票があれば退職証明書はいりませんか？
用途によります。離職票は主に雇用保険の基本手当などの手続きに使う書類で、退職証明書とは別物です。提出先から退職証明書を指定されているなら、会社へ別途請求します。
源泉徴収票や雇用保険被保険者証とも違いますか？
違います。源泉徴収票は主に所得税の年末調整・確定申告などに関係する書類、雇用保険被保険者証は雇用保険の被保険者番号などを確認する書類です。
源泉徴収票については源泉徴収票はいつもらえる？、雇用保険被保険者証については雇用保険被保険者証を紛失したら？でも詳しく整理しています。
まとめ｜必要項目を確認して早めに会社へ請求する
- 退職証明書の根拠は労働基準法第22条
- 請求を受けた会社は「遅滞なく」交付する必要がある
- 法律上「○日以内」という一律の発行日数は定められていない
- 請求できるのは使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職事由
- 本人が請求していない事項を会社が勝手に記載することはできない
- 退職証明書と離職票・離職証明書は別の書類
- 離職票を受け取っていても、必要なら退職証明書を別に請求できる
- 再請求の回数に制限はないと案内されているが、退職時から2年の時効に注意する
まず提出先へ「何を証明する必要があるか」を確認し、その項目だけを会社へ依頼すると手続きを進めやすくなります。
参考にした公的情報
- 厚生労働省「確かめよう労働条件｜自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？」
- 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」
- ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」
- 厚生労働省「雇用保険制度」
※本記事は一般的な制度の解説を目的としています。個別の手続きで必要な書類や扱いは、勤務先・自治体・ハローワークなど提出先の案内を確認してください。
