Notionのデータベースの使い方｜プロパティとビューで同じ記録を見分ける

こんにちは！なかびーです。

Notionでメモが増えたとき、ページを細かく分けるだけでは「まだ読み返していない資料」「同じテーマの記録」を探しにくいことがあります。そんな場面で考えたいのがデータベースです。一つの記録に共通の項目を持たせ、同じ情報を目的に応じた眺めで確認できます。

この記事では、架空の学習資料六件を使い、データベースの項目を作るところから、テーブルとリストのビュー、フィルター、並べ替え、見つからない記録の確認までを練習します。実際の受講記録や仕事の実績ではありません。筆者が読者の画面で動作を試したという報告でもなく、公式の機能説明と、独自に作った教材の設計を分けて説明します。

想定はPCでの操作です。表示名やメニューの位置は言語、画面幅、更新、権限で異なるため、同じ意味の項目を手元で確認してください。複雑な数式、リレーション、自動化、AIによる作成、外部への公開は今回の範囲に入れません。最初は、自分が扱ってよい場所に、小さな練習用データベースを一つ用意します。

1．Notionのデータベースで何を一件とするか決める

一件は一つの学習資料としてそろえる

公式のテーブルビュー説明では、各行をページとして開けます。行に並ぶ短い項目だけでなく、その記録の本文を中に書ける点を踏まえ、本稿では「一つの学習資料についての記録」を一件にします。「今日の学習」ではなく資料単位にすると、別の日に読み返しても同じ記録を使えるからです。これは教材の設計で、あらゆる学習に同じ単位を求めるものではありません。

たとえば資料を読んだ日ごとに記録を分けたい人もいます。その目的なら一回の読書を一件にする方法が考えられます。ただし、一つの表の中で資料単位と読書回単位を混ぜると、同じ資料が重複しているのか、意図した再読記録なのか分かりません。作り始める前に「この表の一件は何か」を短い文章にしておくと、後から追加するときも判断をそろえやすくなります。

六件の架空教材を決めてから入力する

今回使う資料名は「説明の順番を考えるメモ」「見出しを短くする例」「読み手の質問を拾う練習」「写真の選び方を考えるメモ」「余白を見直す例」「出典の場所を残す練習」です。すべて本稿のための架空の題名です。販売教材や実在の講義を読んだ証拠にはならず、本文も後で自分用の練習として書きます。資料の内容そのものを外から転載する必要はありません。

この六件に、「文章」「見せ方」「調べ方」というテーマを割り当てます。最初の三件は文章、四件目と五件目は見せ方、最後は調べ方とします。さらに読み返し区分を「未整理」「読み返す」「ひと区切り」の三つに決めます。区分は本稿で選んだ言葉で、製品が最初から用意する値であるとは限りません。自分で選択肢を用意する場合は、意味を読める名前にします。

横に長い表は、画面の幅に合わせて横へスクロールして確認してください。

普通の表とデータベースを区別する

Notionには、文字を行と列に並べるシンプルテーブルもあります。公式のテーブルビュー説明は、シンプルテーブルと、フィルターやプロパティを扱うデータベースの表を区別しています。見た目が表だから同じ機能があると判断せず、自分が作ったものにビューやプロパティの設定があるかを確認します。今回必要なのは、記録をページとして開き、条件で見分けるデータベースです。

配置したい文章を少し比較するだけなら、シンプルな表が合うこともあります。反対に、同じ項目を持つ記録を追加し、テーマ別や読み返し区分別で見るなら、データベースを検討する理由があります。機能が多い方を選ぶことより、後で何を取り出したいかから決めます。六件をどう見たいかが答えられれば、最初から大きな管理画面を作らずに進められます。

仕事の情報と練習を混ぜない場所を選ぶ

作成先のワークスペースやページを確認し、教材だと分かる名前を付けます。たとえば「練習・学習資料一覧」です。仕事用のページで試すと、本番の資料と架空の題名が混ざるかもしれません。個人の練習でも、使ってよいアカウントと場所かを確かめます。共有範囲や権限を変える練習は、この本文では行いません。

公式のテーブルビュー手順では、ワークスペースで新しいページを作り、開始時の選択肢から「テーブル」を選びます。既存ページ内へ置く場合は、テーブルビューのスラッシュコマンドを使う方法も説明されています。今回は一つの練習場所へデータベースを用意し、名前の列に六つの架空資料名を一件ずつ入れる想定です。すでに練習用があるなら、その中身を見て続きか別の練習かを決め、同じものを重ねて作らないようにします。

実務の記録に置き換えるときは、情報を持ち込んでよいか、どの範囲を共有するかも必要です。依頼者との役割や扱う情報を先に整理したい場合は、オンライン秘書の仕事内容と受け持つ範囲のガイドも参考になります。このリンクは仕事の役割を考える文脈で、Notionの機能根拠ではありません。教材では実在の依頼者名や非公開の資料を入力せず、架空の六件で仕組みを確かめます。

2．プロパティとページ本文を分けて記録する

一覧で比べる情報だけを項目にする

プロパティは、各記録に共通して持たせる項目です。公式には文字列、数値、セレクトなどの種類が説明されています。今回の「テーマ」と「読み返し区分」はそれぞれ一つの選択肢を選ぶセレクト、「次の問い」は短文を書くテキストとして設計します。資料名は記録を識別する名前に使います。画面上の日本語が異なる場合は、種類の意味を確認して選んでください。

項目を増やすときは「この値を一覧で比べたり、絞り込みに使ったりするか」を考えます。テーマを比べたいならテーマの項目に理由があります。一方、資料を読んで考えた長い文章を一つの列へ全部入れると、表の幅が広がり、短い値の比較が難しくなります。長い考察は中のページへ書き、一覧には次の問いを短く残す形にします。

たとえば「説明の順番を考えるメモ」の次の問いは「結論をどこに置くか」です。これだけなら一覧で読む入口になります。中の本文には「冒頭で結論を伝える案と、背景から始める案を比べたい。今回は読み手が結論を先に探している場面を想定する」と書けます。この文章も教材です。実在の資料の要約や、試して効果が出た実績として扱いません。

プロパティの名前と値を取り違えない

「テーマ」は項目の名前で、「文章」はその記録に入る値です。「読み返し区分」は項目の名前で、「未整理」は値です。列名を「文章」に変えることと、ある行のテーマを文章にすることは違います。設定するときは、今開いているものが項目そのものの編集か、一件の値の編集かを確認します。多くの記録に関係する設定を、目の前の一件だけの変更と考えないことが大切です。

今回の練習では、プロパティを作るときに名前と種類を決め、その後で各記録へ値を入れます。公式説明では「プロパティを追加」または表の右側の追加から、名前と種類を指定できます。画面の項目名を読んで操作し、すでに同じ項目があるなら二重に作らず確認します。「テーマ」と「分類」が同じ意味なら、別々に増やす前に役割を整理します。

選択肢は区別したい意味に合わせる

テーマに「文章」「見せ方」「調べ方」を用意したら、それぞれが何を意味するか決めます。見出しも見せ方に関係しますが、今回の教材では言葉の組み立てを扱う記録を文章へ入れます。複数の分類が自然な記録を本格的に扱うなら、複数選択の項目も検討できます。ただし最初の練習では一件一テーマにそろえ、選択肢を増やす前に分類の目的を理解します。

似た値を不用意に増やすと、同じ意味の記録が別々に扱われます。「読み返す」と「再読」が同じ意味なら、表記をそろえた方が条件を読みやすくなります。逆に「未整理」はまだ考えをまとめていない状態、「読み返す」は次に確認する意図がある状態として区別します。言葉の似ている度合いだけで統合せず、後で別々に取り出す必要があるかを判断します。

空欄を勝手な意味で埋めない

教材の「読み手の質問を拾う練習」は次の問いを空欄にしています。ここでの空欄は、まだ問いを書いていないという設定です。「問いがない」「確認し終えた」という意味ではありません。記入していないことと、確認して不要と判断したことは違います。実務でも未入力の値を都合よく解釈すると、必要な確認を見落とす原因になります。

次の問いが決まらないときは、本文に迷っている理由を残す方法があります。「どの読み手を想定するか未定のため、問いを一つに絞れていない」という教材文なら、空欄を見た後で事情を読めます。無理にもっともらしい問いを作るより、決まっていない範囲をそのまま残す方が、後から何を考えるべきか分かります。項目と本文の役割がここでも分かれます。

入力を終えたら、六件を一度通して読みます。資料名の行とテーマがずれていないか、選んだ区分が表の教材設定と合うか、次の問いが別の資料のものになっていないかを見ます。空欄を全部なくす作業ではなく、意図して空けたところと、入力を忘れたところを区別する確認です。入力した数だけでなく、内容の対応を確かめてからビューを追加します。

3．同じ記録をテーブルとリストのビューで見る

ビューは記録を見る方法として考える

公式説明では、同じデータベースの内容を複数のビューで表示できます。テーブルは項目を列として比べやすく、リストは簡潔に記録を並べたいときの選択肢です。本稿では、まず六件を見渡すテーブルを「全件確認」、次に読むものを探すリストを「読み返す候補」と名付けます。名前は自分が選ぶ教材の呼び方です。

ビューを追加することと、別のデータベースを複製することを分けます。新しいデータベースへ六件をもう一度入力すると、内容が別々に管理される可能性があります。今回やりたいのは、同じ六件の見方を変えることです。追加前に、今いるデータベースの名前を読み、ビュー名の隣などにある追加項目から作ろうとしているか確認してください。

全件確認の表を戻る場所として残す

「全件確認」は、六件を並べ、資料名、テーマ、読み返し区分、次の問いを見渡すためのビューにします。練習ではここに条件を付けず、入力した内容を比較する場所として使います。実際の画面に検索語や絞り込みが残っていれば、名前が全件確認でも全部が見えるとは限りません。ビュー名は目的の目印で、設定の正しさを自動保証するものではありません。

表を読むときは、横に長くなった列をすべて広く表示する必要があるか考えます。短いテーマと区分を先に見て、長い問いは必要なときに読む方法もあります。値を消して画面を狭くするのではなく、表示する項目を調整するか、本文へ長い説明を置くかを選びます。画面の見やすさのための調整と、記録そのものの変更を分ける視点です。

リストを追加し、同じ一件を開いて確かめる

公式のビュー追加では、データベース名や既存ビューの隣の追加から種類を選び、名前を付けます。画面幅によっては現在のビュー名から新しいビューを選ぶ形です。今回はリストを選んで「読み返す候補」とします。この段階では名前を付けただけなので、まだ読み返す区分だけになるとは限りません。絞り込みは次の章で別に設定します。

追加したリストから「説明の順番を考えるメモ」を開き、先ほど入力したテーマと本文があるか確認します。次に全件確認へ戻り、同じ資料名を開いて内容を比べます。「リスト用の記録」を別に作る必要があるかという問いに対して、今回は同じ一件を見ていることが分かれば目的を満たします。内容を比べず、見た目が似ているだけで同じものと決めないようにします。

ビューの見え方と値の変更を分ける

あるビューで次の問いを非表示にしても、それは問いを削除したこととは別です。公式のビュー設定には、プロパティの表示を調整する項目があります。本稿では読み返す候補のリストで、資料名と区分を読むことを優先します。必要ならテーマも見えるようにし、問いの長文はページを開いて読む形にできます。どの項目を隠したかを覚えておくと、後で見当たらなくなったときにも戻れます。

一方、ページを開いてテーマや次の問いそのものを書き換えるなら、表示の設定ではなく記録の変更です。同じ記録を使うビューへ戻って、その変更がどの内容に当たるか確認します。別の見方だから独立したコピーだと思うと、練習のつもりで元の情報を変えることになります。仕事の共有データで試さず、架空の六件を使う意味はここにもあります。

練習メモには「全件確認は比較用」「読み返す候補は選ぶ入口」と一行ずつ残せます。ビューを増やす際に目的が言えないなら、いったん既存の二つを使ってみます。たくさんの名前を並べることより、どこへ戻ると何が見えるかを覚える方が先です。次に行うフィルターも、読む対象を絞るという目的から一つずつ足していきます。

4．フィルターと並べ替えで読む対象を見分ける

最初は一つの条件だけにする

「読み返す候補」ビューで、読み返し区分が「読み返す」の記録を表示する条件を考えます。公式では、ビューの設定からフィルターを開き、対象のプロパティと条件を選びます。今回なら対象は読み返し区分、値は読み返すです。操作前に、今開いているビューが候補リストであることを確認してください。全件確認へ同じ条件を付けると、戻る場所の役割が変わります。

教材の初期設定どおりなら、該当候補は「説明の順番を考えるメモ」と「写真の選び方を考えるメモ」の二件です。この二件という数は表に割り当てた値からの見込みで、読者の画面を実測した結果ではありません。手元で数が違えば、条件や入力値を読み直します。数を合わせるために関係のない記録を削除する作業には進みません。

絞り込みは削除と違うことを確認する

フィルターを付けると、条件に合わない記録がそのビューから見えなくなります。記録を消す操作をしたわけではありません。「見出しを短くする例」が候補にない場合、ひと区切りという値だから条件外かもしれません。全件確認へ戻り、資料名と区分を見れば、その場で考えられる理由を確かめられます。見えない状態をすぐデータの消失と決めないことが大切です。

この関係を理解するため、練習では候補から外れた一件を全件確認で探します。存在を確認し、そのページを開いて本文も読みます。候補で見えない理由が条件と合っているなら、フィルターは目的どおりの働きです。反対に値が読み返すなのに見えないなら、ほかの条件や検索語も調べる必要があります。一つの原因だけを先に断定しない確認にします。

条件を足す前に期待する対象を書き出す

次は教材として、「読み返す、かつ、テーマが文章」の条件を考えます。両方に当たるのは説明の順番の一件です。「読み返す、または、テーマが文章」なら、文章の三件に加えて写真の一件も候補となります。同じ二つの項目を使っていても、両方を満たすのか、どちらかでよいのかで対象が違います。画面の条件を増やす前に、紙へ対象の資料名を書いてみると比較できます。

Notionの公式説明には、ANDとORを組み合わせる高度なフィルターがあります。ただし初回から複雑な入れ子を作る必要はありません。本稿の練習では一つの条件を確認し、必要なら二つの関係を考えるところまでにします。細かなメニュー名を追うより、どの記録を含めたいかが先です。条件を説明できなければ、複雑な設定を保存する前に見直します。

並べ替えは候補の数ではなく順序を変える

絞り込みが表示対象の条件なら、並べ替えはそれらをどの順で見るかの設定です。今回はテーマを読み、続けて資料名を比べるなど、自分が探しやすい順を考えます。並べ替えを行ったから、読み返していない資料だけになるわけではありません。候補を選ぶ条件と、候補の並び順を別々に理解すると、「並べ替えたのに不要なものがある」という混乱を避けやすくなります。

選択肢の並びと、単純な文字の順は同じとは限りません。公式では、選択系のプロパティは選択肢の順序に沿った並べ替えを設定できると説明されています。今回の教材で「未整理」「読み返す」「ひと区切り」を順に読みたいなら、使っている種類と選択肢の順を確認します。見た目の色が濃いほど優先される、といった独自のルールを製品仕様として足さないようにしましょう。

共有の場で設定を変える場合は、誰に適用するかも確認が必要です。公式のフィルターと並べ替えには、全員に保存する選択が説明されています。今回の個人練習で、ほかの人が使うビューの条件まで変更する必要はありません。自分の操作でどこが変わるか分からないなら、既存の共有ビューを試行場所にせず、教材用の場所で意味を確かめます。

5．記録が見つからないときに表示と内容を分けて調べる

検索語と開いているビューを読む

一覧から記録が消えたように見えたら、最初にデータベース名とビュー名を確認します。別のデータベースを開いていれば、同じ名前のビューでも探す範囲が違うかもしれません。同じデータベースなら、検索語やフィルターが残っていないかを読みます。画面が狭いときは、一部の設定がメニューの中にある可能性もあるため、見えている行だけで判断しないことが大切です。

教材で「余白を見直す例」を探すとき、読み返す候補にないのは初期設定では自然です。その区分は未整理だからです。全件確認へ戻って見つかるなら、記録が失われたのではなく候補の条件外だと説明できます。ここで条件を全て変える前に、どの条件が理由か一つずつ読むと、次に同じ場面で迷いにくくなります。

項目が見えないことと空欄を区別する

資料名はあるのに次の問いが見えない場合、そのビューで項目を非表示にしていないかを見ます。表示を戻して値が出れば、内容を作り直す必要はありません。項目を表示しても空欄なら、記録の値そのものを確認します。この二つを混ぜると、隠していただけの情報を別の列へもう一度入力し、似た項目が増える原因になります。

「読み手の質問を拾う練習」の問いは教材上の空欄です。ページ本文に未定の理由を残していれば、そこへ戻って次に考えることを読めます。空欄を見つけたときに、表の表示が壊れたと決めたり、AIに埋めさせて事実に変えたりする必要はありません。まだ決まっていない情報と、決まったが表示されない情報を分ける確認です。

名前だけで同じ記録と決めない

練習中に同じ題名のページを二つ作ってしまったと仮定します。片方はテーマが文章、もう片方は空欄なら、名前だけではどちらが教材の元の一件か分かりません。本文、項目の値、作成した経緯を読み、何を残すか判断します。見つからないから追加する、を繰り返す前に既存を確認する方が、重複の理由を追いやすくなります。

仕事で似た名前の記録を扱う場合は、資料名に識別の手掛かりを付ける方法を検討できます。ただし、何でも長いタイトルへ詰め込む必要はありません。どの値を見れば区別できるかを決め、項目で比べる情報と名前を整理します。今回の六件は題名を異なるものにしているため、まずその違いを利用して、データベースの操作そのものを理解します。

表示されない理由を一つずつ記録する

確認メモには、「候補リストでは見えない」「全件確認にはある」「区分は未整理」「条件は読み返す」と書けます。これなら、記録はあるが条件に合わないという説明につながります。一方、「全件確認にない」だけでは、検索が残っているのか、別の場所なのか、まだ入力していないのかまでは分かりません。見た結果と推測を分けて残します。

設定を一度にいくつも変えると、何によって見つかったのか追えなくなります。練習では検索語を確認し、ビューの条件を読み、項目の表示を確かめ、それでも分からなければ記録の内容へ進む順を考えます。全員に適用される設定や権限を変更して解決しようとする前に、今の見方とデータの対応を調べます。教材のために共有範囲を広げる操作は必要ありません。

最終的に所在が分からない場合も、空の記録を作って「復旧済み」としないようにします。何が確認できて何が未確認かを残す方が、後から調べる人に役立ちます。本稿は記録を戻せると保証する復旧手順ではありません。小さな練習を通じて、表示の問題と内容の不足を区別するための考え方を身に付けるものです。

6．一件を更新し、二つのビューで対応を確かめる

練習の変更点を先に決める

最後に、架空の「余白を見直す例」を一件だけ更新する練習を考えます。初期区分は未整理、次の問いは「どこをひとまとまりにするか」です。教材として内容を読み返したと仮定し、区分を読み返すへ変える例にします。これは読者が実際に読み終えたことを代わりに判定するものではありません。自分の練習では、実施した範囲に合わせて値を選びます。

変える前に、元の区分と、変更する理由を一行残します。「教材の流れを確認するため、未整理から読み返すへ変更する」なら、単に表を動かす操作だと分かります。「内容を検証済み」「仕事に使って効果があった」など、実施していない評価を付け足す必要はありません。データベースが整って見えることと、書いた内容の確かさは別に確認します。

本文には考えた内容を短く追加する

ページ本文には、「要素を近くに置く案と離す案を比べたい。まず見出しと説明のまとまりを見直す」という教材文を追加できます。次の問いは引き続き一覧に短く残し、本文には何を比べたいかの背景を書きます。長い文を新しいプロパティへ次々分けず、一覧で取り出す価値があるかを考えます。この練習なら問いと本文の二つで対応を追えます。

もしテーマまで変える必要があると感じたら、今回の変更とは別に理由を考えます。区分を変えるついでに多くの項目を直すと、候補の表示が変わった理由が複雑になります。一件の一つの値を変えて見方を確かめる練習から始めると、データと条件の関係を読みやすくできます。慣れた後に項目を追加するときも、目的を言葉にしてから選びましょう。

候補の見込みと実際の表示を比べる

読み返し区分だけを条件にした候補リストなら、変更後は「余白を見直す例」も対象になる見込みです。初期の二件と合わせて三件というのは、教材上の値から計算したものです。文章テーマだけの追加条件を残していた場合は、余白は見せ方なので対象外のままです。数が違ったときは、どの条件を使っているかを先に読みます。

実際に練習したら、候補に表示されたか、全件確認の同じ一件の値がどう見えるか、ページ本文を開けるかをそれぞれ確かめます。表示されただけで内容が正しいとは限りません。別の似た記録を更新していないか、資料名と問いも一緒に見ます。画面に現れたことと、意図した情報を変更できたことを分けて確認する手順です。

六件の数と目的を最後に読み返す

全件確認で六件を見渡し、教材の一件を更新したことで、記録そのものを追加していないかを見ます。今回の練習なら、新しいビューを作っても、既存の一件の区分を変えても、別の資料を追加する理由はありません。数が増えていれば複製や再入力をした可能性を調べます。数が合うだけで品質が確定するわけではなく、本文と項目の対応も一緒に読みます。

次に、ビューの目的が今の使い方に合うかを考えます。全件確認ではテーマと問いを比較できるか、候補リストでは次に読む資料を選べるかを見ます。もし毎回全件へ戻らないと必要なテーマが分からないなら、リストにテーマを表示する調整を検討できます。データを二重に入力する前に、見方を変えることで足りるかを考える場面です。

学習資料が増えた後も、一件の単位と項目の意味を保てるかを確認します。資料の説明と、読んだ日の感想を別に扱いたくなったなら、その目的を整理してから仕組みを変えます。最初の六件の練習で、将来のあらゆる記録を一つに収める設計まで決める必要はありません。実際に探しにくかったことを基に、必要な変更を選ぶ方が扱いやすくなります。

確認した公式資料：Notionのテーブルビュー、データベースのプロパティ、ビュー・フィルター・並べ替え。確認日：2026年10月24日。製品機能の根拠を参照し、架空の学習記録、区分名、確認メモは本稿の独自教材として作成しています。